税理士事務所に留守番電話は必要なのか
事務所の固定電話をなくして9ヶ月ほど経過しました。
現在仕事の連絡に使っているのはスマホ1本ですが、想定した通りデメリットは感じていません。
当初ワイモバイルだったキャリアは、現在LINEMO。
月々の利用料金は約2,000円で、ワイモバイルのころの半額。ソフトバンクのころの4分の1。
これでネットも通話もまったく問題ありません。
LINEMOに乗り換えようとしたときに引っかかったのは「留守番電話」。
LINEMOは留守番電話がありません。
低価格実現のため必要性が低いと判断したサービスは提供しない、というLINEMO側の戦略なんでしょう。
勤務時代は留守番電話をONにして事務所を出るのが常識だった
税理士事務所勤務時代、当日最後に事務所を出る人が留守番電話をONにしていくのは当然のことでした。
そして、翌日最初に事務所に来た人がOFFにして、メッセージを確認。
必要があれば担当者にメッセージ内容を伝えていました。
この流れが常識だった私は、独立してからも
・営業時間が終わったら固定電話の留守番電話ON
・営業時間が始まったら固定電話の留守番電話OFF
を続けていました。
しかし、あるとき気づきました。
「別に着信履歴が残るんだから、電話できるようになった時点で折り返せばよくない…？」
と。
留守番電話にメッセージを残すのがそもそも苦手
私は留守番電話にメッセージを残すのが苦手です。
決められた時間内(30秒とかの短時間)に要件をもれなく伝えなきゃ、と思うと緊張してしまって。
「メッセージの最後に#を押すんだっけ？押さなくていいんだっけ？」
そんな余計なことも考えてしまったりして、メッセージがまとまらないんです。
同じように感じている方、結構いるように思います。
結果、緊急の要件じゃなければ
「鈴木です、お世話になっております。あらためて連絡させていただきます。」
で済ましていました。
この「また電話します」メッセージ、実は留守番電話に残るメッセージの内容で、上位を占めるんじゃないかと。
ただ、このメッセージ自体あまり意味がないように思います。
ナンバーディスプレイが普及していない時代なら先方が折り返しの電話をすることができるので意味をもちますが。
携帯電話だったら100%着信履歴を確認できるでしょう。
固定電話でも企業であればナンバーディスプレイサービスを導入しているところが多いと思います。
よく電話をしてくる取引先の番号なら登録している可能性が高く、着信履歴を見ればいちいち留守番電話メッセージを確認するまでもなく、折り返すことができます。
もちろん電話の受け手が掛け手の電話番号を登録している保証はないし、大きな会社だと誰宛の電話かわからないこともあるので、留守番電話にメッセージを残す方が確実でしょう。
ただ、留守番電話のメッセージを聞くのに電話の受け手は時間を使い、場合によってはメッセージセンターに接続したりして通話料金も負担している可能性があることは意識しておくべきです。
電話の受け手は留守番電話にメッセージがあるとわかれば、そのメッセージ内容を確認しないわけにはいきません。
お金と時間を使って確認するメッセージが
「あらためて連絡させていただきます。」
だけなら、正直
「だったらメッセージをわざわざ残さなくてもいいのに…」
と感じてしまいます。
留守番電話ではなくメールで伝える
留守番電話に用件をしっかりもれなく残すことができれば、電話の受け手はメッセージを聞けば折り返し連絡をしなくても用件を把握できるというメリットがあります。
ただ、これは最初からメールで用件を伝えれば同じじゃないか、と。
先方がメールアドレスを持っていない・個人的にSMSやSNSもやらない
というメールができない状況になって、初めて留守番電話にメッセージを残す選択をすればいいんじゃないでしょうか。
私の場合、取引先の連絡先はすべてスマホに登録してあるので、着信があれば会社名や氏名はすべて着信履歴で確認できます。
メールもSMSも受付可能です。
この状況なら、留守番電話がなくても問題ないのでは。
そう考え事務所の連絡手段を留守番電話がないLINEMO一本にしました。
実際この運用方法でまったく問題ありません。
もしかしたら、お客さんからは「留守番電話にメッセージを残したいのに…！」と思われているかもしれません。
ただ、電話をとれなかった場合は極力当日中に折り返しの電話をしているので、このスピード感なら納得してもらえないかな、と(営業時間外の着信の場合は翌営業日中に折り返しています)。
留守番電話が有効なのは、会社の規模が大きく従業員がたくさんいて、取引先には企業以外に一般消費者も多くいるケースくらいではないでしょうか。
例えば小売業の顧客は一般消費者が中心で、いちいち個人情報を聞き出すなんてことは普通できません(ポイントカードとかを作ってもらっていれば可能でしょうけど)。
なので着信履歴に番号が残っているだけでは、どこのどなたかわからない可能性が高いです。
そして誰からの電話かがわかっても、社内の誰宛に電話してきたのかこれもわからないでしょう。
留守番電話に「〇〇です。誰宛に用があって電話しました。」と残っていれば、迅速に折り返しの連絡ができますね。
また、一般消費者の中にはメールをまったく使っていない方もいるので、大事なメッセージはメールしてほしいとお願いするのも無理がありますし。
このように一定規模以上の会社において、留守番電話は有用でしょう。
ただ中小企業の中には思いきって留守番電話を解約してもよい会社もあるのでは。
自分の事務所で実践してみて9ヶ月、留守番電話について思うところを書いてみました。
