「現金残高がマイナスになってる！」「現金残高がこんなにあるわけない！」現金残高がおかしくなる原因と解決方法

1年間の取引をすべて会計ソフトに入力できて

「ふぅ、やれやれ…」

とほっと一息ついていたところ、現金残高がなんかおかしなことになっている。

例えば、こんな状況。

・決算日時点の残高が△300万円になっている

・決算日時点の残高が300万円になっている

会計ソフトの使い方を覚えたての方にありがちなケースです。

 

現金残高がマイナスになることは物理的にありえませんし、何百万円もの現金が手もとにあるという状況も一般的な中小企業・小規模事業者ではまずないでしょう。

教科書どおりのことを書けば、会計ソフト上の現金残高は毎日実際の現金残高とつけ合わせなきゃいけません。

毎日つけ合わせてができていれば、こんな事態はまず起こりません。

しかし、現実的にはこれができていない企業が少なくないんです。

小規模な個人事業主ならなおのこと。

ふだんはほとんど入力をせず、確定申告期限間近になって1年分まとめて入力してしまうのです。

そういった方の場合、現金残高がおかしくなりがちです。

今回は個人事業主を例に、なぜそのような状況になるのか、解決するためにどういった方法があるかを記事にしてみます。

 

現金残高がマイナスになっている原因

まずは現金残高がマイナスになっている原因から。

可能性してはこの辺りが考えられます。

・現金で集金した売上の計上もれ

・プライベートの通帳から事業用資金として引き出した現金が会計ソフトに入力されていない

・入力した金額が間違っている

 

現金で集計した売上の計上もれ

一番こわい原因がこの現金売上の計上もれです。

売上の計上もれ＝税金の過少申告

です。

1件たまたま入力がもれてしまった、というくらいならうっかりミスで済むでしょう。

しかし、何件も売上入力がもれていた場合。

これは意図的な脱税とみられる可能性が高くなります。

税金を納めたくなかったから、わざと売上の一部を除外したんでしょうと。

売上の計上もれは絶対に防ぎたいミスです。

 

現金残高がマイナスになっているときは領収書の控を再度見返し、もれがないか確認してみましょう。

領収書を複数冊用意してある場合も注意です。

家にも事務所にも領収書を用意してあって、家の方の領収書がまったく入力できていなかった…

という事態が起きかねません。

従業員にも現場での集金業務が発生する可能性がある、とかのやむを得ない事情で複数冊用意することもあるかと思います。

その場合は領収書1冊ごとに連番で管理し、今何番が使われていて、誰が何番を持っているのか、いつ使い始めていつ使い終わったのかをまとめた一覧表を作成しておくべきです。

 

プライベートの通帳から事業用資金として引き出した現金が会計ソフトに入力されていない

事業とプライベートが混在しやすい個人事業主にありがちなのが、プライベートの通帳から引き出した現金で経費を支払っていたケース。

例えば、プライベートの通帳から50万円を引き出したときは

現金　/　事業主借　500,000

という仕訳を入力する必要があります。

この仕訳を入力することで現金残高が50万円増えます。

事業用の通帳からお金を引き出したときは、

現金　/　普通預金　500,000

という仕訳が入っていないと普通預金の残高が合わなくなってしまうので、入力もれはまず起きません。

しかし、プライベートの通帳からお金を引き出したときは仕訳が入っていなくてもまず気づけません。

プライベートの通帳から事業で使うための現金を引き出したときは、即会計ソフトに入力するのがおすすめです。

 

入力した金額が間違っている

一番単純な原因ですが、入力に慣れていない方はこの可能性が高いです。

数字の見間違い、例えば6と9、4と9、1と7を見間違えたというのはそれほど大きな問題にはなりません。

怖いのは桁違い。通称”ケタチ”。

仮に、100万円の現金で集金した売上を10万円と入力していればこれだけで差額の90万円分、現金が正しい残高より少なくなります。

同時に売上が90万円過少計上になるので、税金の過少申告にもつながってしまいます。

領収書を再度見返して、特に大きい金額について間違いなく入力できているか確認することでミスを防げます。

 

現金残高が多い原因

マイナスとは逆にありえないほど現金残高が多くなっている原因。

原因はマイナスの場合と同じです。

・現金で支払った経費の計上もれ

・プライベートの通帳へ預け入れた現金が会計ソフトに入力されていない

・入力した金額が間違っている

 

現金で支払った経費の計上もれ

経費として何十万円も現金で取引先に支払ったのに、領収書は

「あとで渡すから！」

と言われたあと、連絡なし…

そんな取引先はありませんか？

 

現金で集金した売上の領収書は自分で作成するので、紛失さえしなければ控は確実に自分の手もとにあります。

一方、経費の領収書はどうでしょうか。

一般的にはお金を支払うのと同時に取引先から領収書をもらいます。

ただ、領収書が事務所に置きっぱなしなので後から郵送する、今度会ったときに渡す、というケースは珍しくないようです。

もらうべき領収書が手もとになく、会計ソフトにその分を入力できていなければ当然現金残高は減りません。

結果あるはずのない現金残高が会計ソフト上には残ったままになってしまいます。

さらに計上すべき経費が計上できていないことになるので利益が過大になり、結果税金も過大納付になってしまい損をしてしまいます。

もらい忘れた領収書がないか、再度チェックしてみましょう。

 

プライベートの通帳へ預け入れた現金が会計ソフトに入力されていない

プライベートで大きな支出が必要になったので、事業用のお金をプライベートの通帳に預け入れた。

これも

事業主貸　/　現金　

という仕訳を入力できていないと、現金残高が減りません。

プライベートの通帳を見返して大きな現金の入金がないか、現金の入金があれば事業用のお金を預け入れた可能性はないか確認してみましょう。

 

入力した金額が間違っている

外注費として現金で100万円支払ったのに、会計ソフトには10万円と入力してしまった。

この場合、90万円の現金が実際には存在しないのに会計ソフト上では現金残高として残り続けてしまいます。

経費の支払についても、金額が大きい取引を中心に間違って入力していないか確認してみましょう。

 

「生活費」を考慮していない

現金残高がマイナスな場合とは違い、個人事業主には現金残高が多すぎる場合特有の原因があります。

それは、「生活費」を考慮していないケースです。

個人事業主の場合、当然ですが事業以外にプライベートでも現金を使うでしょう。

いわゆる「生活費」です。

個人事業主の方でおサイフを事業用とプライベート用で使い分けている、なんて方はほとんどいないと思います。

売上を現金で集金して、そのお金でプライベートの食費や日用品などの支払をしている方が多いはず。

その場合、例えば事業用のお金からプライベートの食費を1,000円支払っていれば

事業主貸　/　現金　1,000

という仕訳が必要なんですよね。

現金が1,000円減っているんですから。

現金残高が多くなってしまう方は、この「生活費」の分の仕訳が入力できていないケースが多いです。

毎回の食費なんていちいち入力してられないよ！

という方は、せめて月に一度、月末時点の会計ソフト上の現金残高とおサイフの残高をつけ合わせることをおすすめします。

仮に会計ソフト上の現金残高の方が20万円おサイフの残高よりも多い場合は、20万円が生活費として使われている可能性が高いです。

上の方で説明したその他の原因も考慮する必要はありますが、20万円が生活費であれば

事業主貸　/　現金　200,000

と入力しましょう。

摘要欄には「生活費」と入れておくとわかりやすいですね。

これで会計ソフト上の現金残高とおサイフの残高を合わせられます。

1ヶ月の生活費の現金支出が20万円なら、1年間で240万円。

この生活費の入力をしていなければ、むしろ決算日時点で現金残高が数百万円になってしまうのは必然といえるでしょう。

 

煩わしければ、極力キャッシュレス決済に移行しよう

ここまで現金残高がおかしくなっているときの原因と解決方法を紹介してきました。

正直、めんどくさいですよね。

原因を確認するのも修正するのも。

 

なので、私は極力現金取引をやめてしまうことをおすすめしています。

売上の入金は振込、QRコード決済、カード決済をお客さんになるべく選択してもらう。

支払は極力振込かカード決済。最近はQRコード決済できるところも増えてきましたね。

現金取引をしなければ、現金の残高は増えもしないし、減りもしないですから会計ソフト上の残高と実際の現金残高が大きく違ってくることもまずありえません。

 

そして、生活費もプライベート用のカードを使って済ませ、現金は極力使いません。

カード代金の引落し口座は事業用の口座、売上が一番多く振り込まれるメイン口座でよいと思います。

プライベート用のカード代金が月に一度、例えば20万円引き落とされるときは

事業主貸　/　普通預金　200,000

摘要欄に「生活費　カード決済分」

と入力しておきます。

こうしておけば、事業用の口座は決算日で必ず残高を合わせるので生活費分の仕訳がもし入力できていなくても必ず気づけます。

 

最後に

現金残高がおかしくなった場合の原因と解決方法を紹介してきましたが、最終的に言いたかったのは

「めんどくさいから、現金取引をやめてキャッシュレス決済に移行しよう！」

ということでした^^

 

キャッシュレス決済のいいところは、必ず記録が残ること。

しかも記録はデータで残せるので、検索も容易だし、会計ソフトへの仕訳入力もデータ取込で自動化できたり、メリットがたくさんあります。

現金残高がよくおかしくなってしまうような方は、今後キャッシュレス決済を積極的に活用して現金取引自体をどんどん減らしていくことをぜひおすすめしたいです！