書き損じの領収書、どうしていますか？　丸めてポイしちゃダメな理由

※普段「領収書」と言っていますが自分が使っているのはコクヨの「領収証」。「領収書」でも「領収証」でもどちらも意味は同じようです。

 

お客さんからお金をいただいたときに作成する領収書。

今どきはパソコンで作成する方も増えていますが、訪問先でお金をいただいたときなどに手書きの領収書を作成するケースはまだまだ多いでしょう。

 

手書きだと宛名や金額を間違えてしまうこともあります。

そんなとき、書き損じの領収書はどうしていますか？

丸めてポイしちゃダメですよ！

 

丸めてポイしちゃダメな理由

丸めてポイしちゃダメな理由は2つあります。

 

・不正を疑われないようにするため

預金に振込まれた売上なら通帳に形跡が残るのでその事実を疑う余地はありません。

一方現金で受け取った売上は領収書の控がないと受け取ったという事実が後から確認できません。

なので現金売上が領収書の控どおりに計上されているかは税務調査でまずチェックされるポイントです。

複写式の領収書を使っている場合は控に×印が書いてあれば書き損じだと説明できます。

しかし書き損じの原本が残っていないとお客さんには原本を渡していて、その分の現金売上を申告していないのでは？という疑いはもたれてしまうでしょう。

 

・受け取っていない現金売上を計上しないようにするため

書き損じの控には×などの印を書いておかないと後日まとめて経理しているようなケースでは、現金売上があったものとして誤って計上してしまう可能性があります。

毎日の現金残高を管理していない場合誤って計上しても気づけません。

そうすると売上が過大計上になり、払わなくてもよい税金を払うハメになります。

 

不正を疑われないようにするためにも、誤って現金売上を計上しないためにも書き損じた領収書の原本は捨てずに手もとに保管しておくようにしましょう。

 

書き損じの領収書はホチキスで控の後ろに止めておく

手もとに保管しておくといってもどう保管すればいいのか？

 

私は控と一緒にホチキス止めしています。

控と一緒に×印をつけましょう。斜線でも問題ないです。

誰が見ても一目で書き損じだとわかれば、書き方はなんでもOKです。

 

控と原本をホチキスで止めます。

 

こうしておけば書き損じであることは明らかなので不正を疑われることはないでしょうし、誤って現金売上として計上することもないでしょう。

 

 

 

ここからは領収書で気をつけたいことをいくつか書いておきます。

パソコンで印刷する領収書はラクでいいのですが…

パソコンで作成する領収書は手書きよりキレイだしラクなので私もよく作っていますが、注意すべき点があります。

それはお客さんに渡したものと同じものを控えとして印刷しておかないといけない点。

現行の税法では領収書だけでなく請求書や見積書、納品書など取引の基となった書類(「原始証憑」といいます)は紙で保管することが求められます。

電子データで保管する方法もなくはないのですがパソコンのデータだと簡単に修正ができてしまうため、後日内容を修正できないようにパソコン内の設定を事前に行わないと認められません。

今のところは紙での保管の方がいいかな、と思っています。

ペーパーレス化の流れには逆行するのでもうちょっとどうにかしていかなきゃいけないとは思うのですが…

後からまとめて印刷するのもありかもしれませんが、私はいつもお客さん用と控用の2部を同時に印刷して、控用を保管するようにしています。

 

複写式でない領収書を使うのはやめよう

たまに複写式でない領収書を使っている方がいますが…

正直オススメできません。

現金を受け取ったらその都度現金出納帳に記帳または会計ソフトに入力してしまえば間違いはおきませんが、書類としての控を残せないのでやはり不正を疑われやすくなりがちです。

価格的にそれ程差があるわけでもないので、複写式を使いましょう。

 

領収書を従業員ごとに持たせている場合は管理職が必ず一括管理を！

外回り担当の従業員ごとに領収書を持たせている場合があります。

領収書の束ごとに管理番号をつけてどの従業員がどの領収書を使っているのか、使い終わった領収書は保管場所にすべて揃っているかは必ず管理職の方がチェックしましょう。

管理がキチンとできていないと従業員が勝手に領収書をきって売上を懐に入れてしまうといった不正が起こりかねません。

不正が起こりえない管理体制を最初から作っておくことが大事ですね。

 

書き損じの領収書を控ごと捨ててしまうのは絶対にやめよう！

豪快な方で書き損じた領収書の控ごと捨ててしまっているのを見たことがありますが…

これは絶対にやめましょう。

事実が書き損じであっても、まず売上を抜いていることを疑われます。

通し番号が入っていなくても何枚綴りかは表紙を見ればわかるので、本来あるはずの枚数がなければすぐわかります。

領収書だけではなく商売上作成した書類はどれも簡単には捨てないようにしましょう。

個人は7年、法人は10年。

これが保管期間の目安です。