日々の業務に欠かせない複合機。

完全ペーパーレス化が実現できればなくても済むのかもしれませんが、現実的にはまだまだ難しい会社が多いと思います。

私もなるべく紙ベースではなくデータで保存する方向にもっていこうとしていますが、完全に紙をなくすのはなかなかハードルが高く実現できていません…

一般的にはリース契約を結ぶと思うけど

独立するにあたり、複合機をどうするかについては結構悩みました。

標準的な機能のもので月1万円~1万5千円位はかかりそう。

リース期間が5年なら
月1万円の場合5年で60万円。
月1万5千円の場合5年で90万円。

これに印刷枚数に応じたカウンター料金がかかる。
インク代はリース料に含まれる契約もあれば別途負担する契約もあるみたい。

う~ん…
資金的に厳しいのもそうなんですが、率直に思ったのは

「普通の会社に置いてあるような複合機、必要かなぁ?」
ということ。

「もっと自分にとってちょうどいい性能のものがあるんじゃないか?」
とも。

 

「購入」を選択しました!

独立日前後でいろいろ情報を集め、結果的に購入したのはEPSONのPX-M5041F。

 

リースと比較したときのメリットは何といっても価格。
私が購入したときは38,120円(税込)でした。

ランニングコストとしてのインク代はかかりますが、5年間トータルで考えたときの支出はリースよりも安くすむと思います。

買取だと保守サービスがつかないじゃないか、と言われればその通りですが家電屋さんの長期5年保証である程度カバーできないかと考えています。

またこの価格ならいよいよとなれば買い換えてしまえばいいかな、と割り切れましたね。

 

デメリットは印刷速度。
やはり以前にいた職場の複合機と比較すれば印刷速度が遅いことは明らかでした。

従業員が複数人いれば、これはやっぱりキツイですね。
他の人と印刷タイミングが重なる可能性も増えますし、プリントした書類を取り違えるリスクも増えてしまいます。

けれど印刷するのが主に私だけ、という状況ならこの遅さはさして苦になりません。

印刷している間は他の仕事をしていればいいだけだからです。

ADF(自動原稿送り装置)もついているので、まとまった枚数をコピーするときも複合機のそばにいる必要がありませんし。

といった感じで私にとってはデメリットよりもメリットが上回ったので「購入」を決断しました。

今のところ故障もなく、いい買い物をしたと思っています。

B5、B4は必要?

購入するにあたり最低条件として譲れなかったのはA3が印刷できること。

相続税の申告業務で土地の地形等を公図でざっくりと把握するときに原寸大のA3で出力できないと何かと不便なので。

こだわらなかったのは給紙トレイの数。

リースの場合、給紙トレイは
B5・A4・B4・A3
の4種類セットできるよう4つあるのが標準的だと思います。

しかし、B5・B4ってそんなに必要でしょうか?

以前勤めていた職場の所長の

「書類はA4が世界基準だ!A4に統一すべきだ!」

という主張に影響を受けたこともあり、この業界に入ってからプリントするときはほぼA4を選択してきました。

お客さんから預かった決算資料を控えとしてコピーするときも

B5の資料ならA4に等倍若しくは拡大して印刷
B4の資料ならA4に収まるよう縮小して印刷

これでまったく問題なく業務を進めてこれました。

業界的に
絶対B5・B4サイズでプリントしないとダメな書類がある!
という場合は別ですが、そうでなければ書類のサイズをA4またはA3に統一することは十分可能だと思います。

この複合機はトレイが2つあるので
上はA4
下はA3
とセットしておけます。
1年間業務を継続してみても、やっぱりこれで十分でした。
もしもB5、B4でのプリントがどうしても必要、という状況になってもそのときは一時的にA4のトレイに入っている用紙を差し替えればそれで済みますしね。

まとめ

今回は

ある程度の金額を支出することが当たり前に思っているものも、不必要な機能を削ったり支払手段を変えたりといろいろ検討すれば支出額を抑えることが可能です!

ということを訴えたくて、複合機を例にだしてみました。
複合機は自分自身が結構検討したこともあり、体験談の方が説得力があると思ったので。

リース契約を否定するわけでは決してありません。

そこそこの規模の会社なら印刷速度や1枚あたりの印刷コスト等比較して、買取より安上がりだ!ということも十分ありうると思います。

しかし小規模な会社なら買取も十分検討の価値はあると思います!

経費削減案のひとつとしてこの記事がこれから独立される方や、複合機の入替を考えている会社の参考になれば嬉しいですね。