独立後5年間の間にやめてよかったこと9選

早いもので独立して5年。

この5年で仕事のやり方をだいぶ変えました。

振り返ってみて

「やめてよかった！」

と思えることをまとめてみました。

 

1.控資料の紙保管をやめた

お客さんの決算書や申告書控などの資料を紙で保管するのをやめました。

・お客さんごとの紙資料をファイルで綴じたもので壁一面の書庫の中がパンパンになっている

・何十年も前からの紙資料がすべて保存してあって事務所の倉庫スペースを圧迫している

これらは税理士事務所あるあるではないでしょうか。

昔勤めていた税理士事務所でもお客さんの昭和20年代とかの創業時の決算書や内訳書が保管されていたりして、それはそれで大変貴重なものを見れたのですが事務所のスペースをかなり圧迫していたのを覚えています。

本来預かっていた資料はお客さんに返却してお客さん自身が保管すべきですし、税理士事務所にそれほど資料が残るわけではないはずです。

ただ、「PC内やサーバーにデータがあるだけだと、それらが壊れたときに不安」

という理由で紙ベースの決算書とか申告書とかを事務所で保管しちゃうんですよね。

まぁ、確かに過年度の資料が紙ベースであった方が当期の決算を組むときとかお客さんや税務署などからの問合せに対応したりするときは便利なんですが。

今はバックアップ体制をしっかり構築したうえで、控資料はすべてデータ保管しています。

デュアルディスプレイにしてあれば、片方の画面で前期の資料を確認しながらもう片方の画面で当期の資料作成、といったことが可能なので慣れれば全然不便に感じません。

また紙からデータ保管へ移行した場合、検索機能で探したい部分を一瞬で確認できるのが便利すぎます。

検索機能の便利さを知ってしまったら、紙ベースの資料を一から探すなんてことは最早できません…

 

2.紙のメモをやめた

お客さんと打合せをしたときの内容はかなりメモする派です。

このメモを独立前はすべて手書きで作成していましたが、独立後はExcelを使った形式に代えました。

自分のタイピング速度であれば、手書きするより圧倒的に早くメモできます。

そして、検索機能を使えるようになるのがやっぱり便利すぎます。

話を伺いながらタイピングされることに抵抗がある方もいらっしゃるかもしれませんが…

自分としては話を伺うときはきちんと相手の目を見て、話しの合間合間にタイピングするよう心がけています。

お医者さんの診察を受けたときに、ひたすらPCを見ながら問診結果を入力している先生がいて「これはちょっとな…」と思ったので。

 

3.紙の手帳をやめた

紙の手帳は2019年まで使用していましたが、2020年以降やめました。

2018年5月以降Googleカレンダーと紙の手帳を2019年まで併用。

2020年からGoogleカレンダーに一本化しました。

いきなり紙の手帳からGoogleカレンダー一本にするのには抵抗があったので、移行期間を設けたうえで紙の手帳をやめました。

予定変更が紙の手帳よりスムーズだし、リマインダーを使うことで何をいつまでにやらないといけないのかを効率よく把握でき、仕事のモレをなくせます。

 

4.紙の資料を持ち歩くのをやめた

以前は源泉徴収税額表や社会保険料率表など、お客さんとの打合せ時によく確認する紙の資料をバックの中に入れていましたが、これもやめました。

今はすべてiPadに入れています。

どれだけ資料がかさばってもiPadならまったく苦になりません。

 

5.手書きの領収書発行をやめた

現金で売上を集金したときに発行する領収書も手書きのものを作成していましたが、やめました。

今後インボイス制度が始まったときに登録番号をハンコで押すのもイヤだったので。

今はすべてMisocaで作成しています。

領収書を作成するときは以前作成した領収書のデータを流用できるので、これまた手書きより断然ラクです。

 

6.経費計上したレシートのスクラップブックへの貼り付けをやめた

2019年までは経費計上済のレシートを1枚1枚スクラップブックへ貼り付けていましたが、これもやめました。

今は

会計ソフトへ入力→日付順に並べてクリップ止め→1ヶ月ごとホチキス止め→1年分まとめてポケットファイルにつっこんで保管

しています。

税務調査のときに必要なレシートを即提示できるよう規則性をもって保管しておくのが大事なのであって、スクラップブックやノートへの貼り付けが義務化されているわけではありません。

貼り付けてある方が見栄えはよいのですが、そのために失う時間と天秤にかけ、より時間がかからない今のやり方を選びました。

 

7.固定電話をやめた

独立当初は「固定電話がないとお客さんから信用されないかな～」と思い設置しましたが、今年、2021年に思いきってやめました。

結論、まったくなくて困りません。

固定電話がないことで失っている信用はもしかしたらあるのかもしれませんが…

携帯電話だけなら2年縛りもなくなり、手数料も0円でキャリアを乗り換えられるようになったのでより自由度が高くなります。

月々の通信費もだいぶ下げられました。

これは固定電話をやめたことより、携帯のプラン変更などの影響の方が大きいんですけど。

今の携帯代が約月2,500円、事務所のネット回線が約月5,500円。

合わせて月8,000円。

独立当初は月18,000円とか支払ってましたから、それと比較するとだいぶ下げられましたね。

 

8.テンキーをやめた

テンキーは独立前多用していましたが、独立と同時に使うのをやめました。

両手でキーボードにある数字キーをタッチタイピングで打つことができれば、片手でテンキーを打つのと遜色ない速度で入力できます。

タッチタイピングできるようになるまで一時的に速度は下がりますが、慣れれば速度は元通り、もしかしたら元より早く打てるかもしれません。

また、テンキー不要になればノートPCを購入するときのサイズで13インチを選びやすくなるのもメリットです。

独立前はテンキー付の15インチのノートPCを使っていました。

画面が大きいのはよいのですが、15インチだと重くて大きくて持ち運びがしづらいです。

持ち運びのしやすさを考慮すると13インチがベストだと感じます。

ただ、13インチノートPCはテンキー付が少ない。

13インチノートPCを自由に選べることができるようになったことも、テンキーに頼らない操作ができるようになってえられたメリットですね。

 

9.マウスをやめた

マウスも独立と同時に使うのをやめました。

マウスを使わず、ショートカットキーを多用したPC操作の効率化に興味があったからです。

もちろんPowerPointなどマウスを使った方が効率的なソフトもありますが、そのときはタッチパッドを使えばなんとかなります。

ショートカットキーを覚えたことで基本的なPC操作や、Excel、会計ソフトや税務ソフトはまったくマウスの必要性を感じなくなりました。

キーボードからマウスへ手を移し替える必要がなくなると、PC操作は思っていた以上にラクになります。

また、ノートPCを持ち運ぶときにマウスを持ち運ばなくてすむし、狭いスペースでもマウスの分のスペースを考慮しなくてすむのもメリットですね。

でも一番のメリットは、マウスを使わずキーボードだけでPC操作を完結させていると「仕事がデキル！」風に見えることかもしれません^^

 

さいごに

独立してから5年間、その間にやめてよかったことを思いつくままにあげてみました。

1.控資料の紙保管をやめた

2.紙のメモをやめた

3.紙の手帳をやめた

4.紙の資料を持ち歩くのをやめた

5.手書きの領収書発行をやめた

6.経費計上したレシートのスクラップブックへの貼り付けをやめた

7.固定電話をやめた

8.テンキーをやめた

9.マウスをやめた

特に同じ税理士の方や、事務職の方は、同じように「やめてみたいなー」と思いつつ、なかなかやめられない状況にある方もいるのではないでしょうか。

今回挙げたことは「やめてよかった！」と心から思えます。

やめてみようか悩んでいる方に、少しでもそのよさが伝わればうれしいです！