ペーパーレスという言葉が使われるようになって久しい昨今。

ですが完全にペーパーレスを実現できている会社はまだまだ少数。

多かれ少なかれPCデータの出力、コピーなど紙への印刷をしている会社がほとんどだと思います。

コスト削減が叫ばれるなか、簡単に実行できる対策の一つとして用紙の裏紙利用を推進しているところも多いでしょう。

今回はこの裏紙利用が会社にとって本当にメリットがあるのかどうかを考えてみました。

 

裏紙利用のメリット

裏紙利用のメリット、これは

・用紙の利用枚数を減らすことでコストが削減できる

ということに尽きるでしょう。

100枚ある裏紙に印刷すれば本来使うはずだった用紙を100枚節約できる。

とても分かりやすいメリットです。

 

裏紙利用のデメリット

では裏紙を利用することによるデメリットは何か。

・裏側に書かれたA社の情報を無関係のB社に渡してしまう情報流出のリスク

・プリンターの部品に余計な負担をかける(多くのメーカーは裏紙の利用を推奨していないと思います)

・紙詰まりなど印刷が失敗したときの対応にかかる時間的損失(主観ですが裏紙印刷時の方が白紙印刷時より紙詰まりが起きる可能性が高いと思います)

・印刷した用紙の裏に他社の情報が書かれていないかを確認する時間的損失

などが考えられます。

 

一番怖いのは情報流出。

A社の機密情報を記載した用紙がB社の手許に渡れば、A社・B社両者からの信頼を失うのは容易に想像できます。

もちろん社内で

「他社の情報が書かれた用紙は裏紙として使用しない」

というルールを設けることで問題の発生を防げているかもしれません。

しかし、そのルールを全社員が徹底できているでしょうか。

 

これまでの経験上、情報流出に対する意識の持ち方は人によって差が激しいです。

 

意識の低い社員の場合、他社の情報が書かれた用紙であっても裏紙置場に置くのは当たり前。

裏紙を必要枚数以上にプリンターにセットし、自分の印刷が終わっても裏紙をトレイからぬくのを忘れてセットしっぱなし。

その後に他の社員がお客さんに渡すための資料を印刷したらすべての用紙の裏紙に他社の情報が印刷されており、泣く泣く再印刷するはめに…

 

こんなことがあるといちいち印刷前に裏紙が入っていないか確認したり、印刷した用紙の裏に他社情報が書かれていないかといった大変不毛な確認作業をせざるをえなくなります。

たった一人でも意識の低い人がいれば他のすべての人が不毛な確認作業に時間を使うことになります。

この時間的損失は結構大きいと思います。

 

まとめ

コスト削減などの対策には大概メリットとデメリットの両方があります。

両方を比較してデメリットよりもメリットの方が大きければその対策を実施すべきでしょう。

しかし、それが逆だったら…

 

一昔前は片面印刷しかできないプリンターも多く、裏紙が発生しやすかったという事情もあったと思います。

今は両面印刷ができるプリンターも増え、意識すれば裏紙の発生頻度はかなり減らせます。

 

コスト削減のメリットと情報流出・時間的損失のデメリット。

これを比べると私はデメリットの方が大きいと思います。

同じフロアに何十人もいるような会社では、裏紙をセットしっぱなしにする人を見つけて注意することだってなかなかできません。

お客さんに渡す資料を印刷するときに他社の情報が入った裏紙が使用されている可能性がある。

この状況が会社にとって大きなリスクです。

 

 

私は現状両面印刷できるものはなるべく両面印刷しています。

お客さんの情報が書かれた用紙が不要になったときは即シュレッダー行きです。

裏紙を使わないと決めているので

印刷した用紙の裏に他社の情報が書かれているかも…

と気にすることもありません。

裏紙利用による情報流出のリスクはゼロなので気が楽です。

この「気が楽」というところに裏紙利用によるコスト削減よりも大きなメリットを感じているので当面は今のやり方を継続する予定です。

…なるべくペーパーレスの方向にもっていくのが理想なんですけどね。