元帳にインデックスは必要？

総勘定元帳。

普段仕事で会計・税務に携わる方以外はなじみのない用語だと思います。
ザックリと言えば、会社が1年の間に行ったすべての取引を内容ごとにまとめた本、といった感じでしょうか。

この総勘定元帳(以下「元帳」)は1年間の集大成として作成する決算書、申告書と並んでとても大事なものです。
特に青色申告を選択している会社は元帳の保存が要件の一つとなっているため、しっかり保存がされていないと青色申告を取り消される可能性があります。
1年間のすべての取引を記載するため結構な厚さになってしまうのですが、大事に保管しておきたいですね。

インデックスをペタペタと

会計事務所は申告書の提出期限が月末なため、月末が忙しくその代わりに月初は忙しさがひと段落するところが多いと思います。

会計事務所に転職してから数年間、この月初にやる作業として恒例だったのが元帳づくり。

会計ソフトから元帳を印刷→専用のファイルに閉じこむ→科目ごとにインデックスをペタペタと貼り付け。

インデックスとは各科目の最初のページにつける見出し。
科目はたくさんあるので、このインデックスがあると素早く確認したい科目を見つけることができます。
あると便利なのは間違いないのですが…

時間がかかる！

転職してすぐは特に疑問ももたずインデックスを貼っていました。

しかし、この貼り付け作業…
とにかく時間がかかる！

科目数が多い会社だと1時間、へたすれば2時間かかったりすることもありました。

これは誰のためにやっているの？

そのうち疑問を持つようになりました。
こんなに時間をかけて貼り付けているインデックスだけど、お客さんは使っているのかなぁ、と。

「元帳？見返すことはほとんどないなぁ。」
「元帳見るのは税務署員だけじゃない？」
「会計ソフトで中身検索した方が早いし。」

「元帳にインデックスがついてて助かってる！」という意見はほとんど聞きませんでした。

 

今は元帳にインデックスを貼っていません。
その時間を節税策や効率化の提案など、直接お客さんの利益につながる業務に費やした方が喜ばれるのではないかと思ったからです。

個人的には元帳を見返すにしても特定の科目しか見ないと思うので、そこにだけふせんを付けておけば十分じゃないかなぁと。

当たり前の業務を見直そう

定型業務の内、実はこれやらなくてもいいんじゃない？って業務は結構あるかもしれません。

ベテランの人ほど気づきにくくなります。
入社1年位の人の方が見つけやすいかもしれません。

新入社員ならゼロベースで今の会社の業務内容を見ることができます。
率直な意見を聞いてみることができれば、業務効率化のきっかけになるかもしれませんね。