弥生会計の「摘要」へ入れる文字は入力ルールを統一しよう
弥生会計では仕訳の登録画面に「摘要」という項目があります。
一般的には取引先名や取引内容などを入力する、この「摘要」。
検索するときのキーワードとしての役割を担っています。
「仕訳日記帳」や「総勘定元帳」から検索可
「この取引先への支払、以前は何の科目で処理したっけ？」
「この得意先からは、今年いくら売り上げてるかな？」
「この取引先には、去年1年間でいくら位支払ってたかな？」
といったときに、摘要に「取引先」や「取引内容」を入力してあればかんたんに検索・集計できます。
仕訳日記帳や総勘定元帳の画面上にある「検索」をクリックする(もしくは「F3」を押す)と検索条件を指定する画面を呼び出せます。
「摘要」にチェックを入れ、検索したい文字を入れて「OK」をクリックすれば検索できます。
表記ゆれを起こさないよう入力ルールを統一しよう
摘要への入力文字に表記ゆれがあると、検索からもれてしまいます。
ここでいう表記ゆれは、ある文字を異なる種類の文字で入力している状態を指しています(例.全角カナで「ブログ」と入力したり半角カナで「ﾌﾞﾛｸﾞ」と入力したり、そのときの気分で全角カナと半角カナを使い分けているような状態)
表記ゆれを起こさないようににするため、摘要に入れる文字のルールは統一しましょう。
カタカナ・アルファベット・数字は全角か半角か
弥生会計の場合、全角と半角は別の文字として扱います。
大抵のアプリやソフトも同様じゃないかと。
今お使いのPCでカタカナを入力するとき、全角か半角かを統一できているでしょうか。
全角なら全角、半角なら半角で統一できていればいいのですが、普段は全角で、限られたスペースに文字をたくさん入れたいときは半角で入力というケースを結構見ます。
自分は
・カタカナは全角
・アルファベット・数字は半角
に統一しています。
このパターンが一番メジャーだと思われます。
これまで統一していなかった方は参考にしていただければ。
株式会社か㈱か（株）か省略するか
取引先が会社のときは、株式会社や有限会社をどう入力するかという意味で表記ゆれを起こしやすいです。
絶対的な正解がないので余計に。
例えば「株式会社鈴木」を入力するとき、以下のどれにするか。
・株式会社鈴木
・㈱鈴木
・（株）鈴木
・鈴木
厳密に言えば「株式会社鈴木」にすべきですが、長ったらしいのがちょっと気になるといえば気になります。
㈱か（株）も目視では株式会社と同じ意味だとわかりますが、検索上はまったく別物と認識するため検索をかけたとき結果にもれが生じる可能性が高まります。
個人的には㈱の方が（株）よりもスマートな感じで好きです。
あまり大きな声では言いにくいですが、株式会社を省略した「鈴木」でもいいんじゃないかと。摘要欄の文字数には制限もあることですし…
合同会社の略称は(合)じゃない
最近増えている会社組織形態の「合同会社」。
会社名を入力するとき「合同会社」ときちんと入れるか、「合同会社」を省略するのなら問題ないのですが、略称を入力するときにありがちなのが(合)。
あまり知られていませんが、頭文字に「合」とつく会社の組織形態は他にもあります。
「合名会社」と「合資会社」です。
(合)ではこれらと区別がつかないため、略称を入力するときは
・合同会社なら(同)
・合名会社なら(名)
・合資会社なら(資)
と使い分けましょう。
もっと厳密に言うとカッコを全角にするか半角にするかも決めましょう。
個人的には半角カッコが好きです。
個人事業主は「氏名」か「屋号」か
取引先が個人事業主の場合、「氏名」を入力するか、「屋号」を入力するか、はたまた「氏名・屋号」か、「屋号・氏名」にするかは個人的になかなか悩みます。
「氏名・屋号」が氏名でも屋号でもどちらでも検索に引っかかるのでいいかな、と思うのですが入力文字数が多くなるのはちょっと難点かなと。
ただ「摘要辞書」を活用すればいちいちすべてのワードを入力しなくても表示可能なので、この点は解決できます。
摘要を入力した後マウスを右クリックすると表示されるメニューから「摘要辞書へ登録」をクリック。
紐づけしたい勘定科目を選択し、サーチキーに「suzuki」登録します。
「suzuki」打つだけで「鈴木健一・鈴木税務会計事務所 税理士報酬」を表示できるようになります。
他に登録文字がかぶらなければ「s」と打つだけで「鈴木健一・鈴木税務会計事務所 税理士報酬」と表示することも可能です。
ネットバンキングやクレジットカード明細から取り込んだ仕訳の摘要を訂正するか
ネットバンキングやクレジットカードから取り込んだ明細のうち、ネットバンキングはカタカナ表記であることが多いです。
さらに小さい「ッ」や「ャ」の表記が「ツ」・「ヤ」になっています。
「鈴木税務会計事務所」
なら
「スズキゼイムカイケイジムシヨ」
訂正せずこの状態のまま登録する、と決めてしまうのならそれはそれで問題ありませんが、個人的には直してしまうことをオススメしています。
単純にカタカナばかりの摘要は見づらいですし、小さい「ッ」が「ツ」になっているのも気になります。
一度訂正すれば、弥生会計の方でカタカナから漢字への変換を学習してくれるので、それほど大きな負担にはならないはずです。
表記を統一すると他のソフトでも利便性が上がる
表記ゆれをなくすことができれば、弥生会計だけでなく今使っているソフト全般の利便性も向上します。
検索結果にもれが生じなくなるのはもちろん、ソフトに入力した内容をデータとして加工・集計しやすくなります。
データ加工・集計するときに入力ルールが統一されておらず人によってバラバラだと、まずバラバラの表記を統一するための処理をすることから始めねばならず効率的とはいえません。
人によって自分のやり方に強いこだわりをもったりしているので難しいかもしれませんが、入力ルールはできるところから統一していきましょう。
最低限
・カタカナ
・アルファベット
・数字
を全角・半角どちらにするかは統一したいですね。
